Статья для журнала Маркетинг Менеджмент
Алексей Королев
ООО «Метафора»

Вот как бывает: «Здрасьте, меня зовут Маша. Мы организуем конференцию, и нам нужен микрофон. Ну или два там. У вас есть? Что — какой микрофон? А какие бывают? Вы знаете, я ничего в этом не понимаю, а вы не можете просто микрофон нам поставить, и все?….» …После пяти наводящих вопросов, которые Маше довольно быстро надоедают, и она даже немножко сердится: «Ну знаете что – вы составьте нам смету и сами туда внесите, что нужно, а мы рассмотрим»…. После получения сметы: «Слушайте, а что это вы нам написали? Зачем нам, к примеру, микшер? Это вообще – что?!… Нет – вычеркните этот микшер, мы часто проводим разные конференции, и никогда нам этот микшер не требовался. Мы же просили просто микрофоны!…. А колонки нам тоже не нужны – в отеле они уже есть. Ну нам сказали так.»

Ох, Маша… Ну как к этому подступиться? То она «ничего в этом не понимает», то вдруг начинает перекраивать аудиотракт и снимать приборы, которые кажутся ей лишними. Начнешь объяснять – не понимает, да и не хочет понимать. Зачем вникать в детали другой профессии? И то правда.

Но и Машу понять можно – а вдруг обманут злые дядьки? Мало ли, что скажут и напишут, чтобы заморочить голову бедной девушке? А ее потом будут ругать.

Давайте попробуем хоть немного разобраться, что зачем нужно. Глядишь – и техзадания подрядным организациям будут звучать внятно, и решение задачам будет находиться адекватное, и диалог будет вестись грамотно и эффективно, и результат будет соответствовать ожиданиям.

Основные технические вопросы, которые необходимо решить при проведении любого мероприятия — это звук, свет, видеоотображение, а в случае международных многоязычных мероприятий — синхронный перевод речи. Оставим за рамками этой статьи общую концепцию оформления зала, застройку сценических конструкций и т.д.

Конкретные технические решения будут зависеть от цели мероприятия и его концепции. Крупные мероприятия почти всегда статусны, а их концепция предполагает яркие визуальные эффекты, шоу. Форумы Microsoft, Apple, Oracle подчеркнуто технологичны, юбилейные мероприятия больше опираются на световые и лазерные эффекты, политические форумы – статичные сценографические решения. Так или иначе, эти решения вытекают из общего дизайна мероприятия. Ну и бюджеты у них велики. А если взять более скромные по масштабу деловые мероприятия? Те, где бюджет, выделенный маркетингом, невелик, либо где затраты на техническую поддержку автоматически уменьшают рентабельность коммерческой конференции, и очень хочется эти затраты свести к минимуму?

Звук

Маша: «Вы можете нам дать микрофон для нашей конференции?»

Чтобы на конференции микрофон заработал, причем правильно, нужен еще микшер, почти всегда эквалайзер (графический или параметрический), усилитель и акустическая система.

Самое главное требование, предъявляемое к системам звукоусиления деловых мероприятий — разборчивость речи, равномерное распределение звукового давления в зале. Не нужно, чтобы было громко. Нужно, чтобы докладчика было везде слышно, его речь звучала чисто и отчетливо. Добиться этого отнюдь не просто. Просто как раз сделать громко – и дорого, и все огрехи можно спрятать.

Стандартные вокальные или инструментальные микрофоны, так популярные на концертных площадках, для деловых мероприятий подходят плохо. Они рассчитаны на то, чтобы выдерживать большое звуковое давление, случайные падения на пол, подхватывать звук с разных сторон. Певец и музыкант знают, как пользоваться микрофоном, знают, какой им нужен. Участник конференции часто вообще не понимает, зачем ему микрофон, забывает про него, и, увлекшись, с удовольствием им жестикулирует. Впадая в иную крайность, может настойчиво щелкать по микрофону пальцем, или, еще хуже, дуть в него, «проверяя работу».

Для трибуны или стола президиума хорошо зарекомендовали себя чувствительные конденсаторные микрофоны на гусиной шее — и по эстетичному внешнему виду (не портят «картинку»), и по техническим параметрам. Встроенные в них басовые фильтры отсекают 200 Гц помехи (топот ног, постукивание по столу, гул отдаленных голосов), узкие (от кардиоидных до гиперкардиоидных) диаграммы направленности делают речь более сфокусированной и отчетливой. Редко обходится конференция без радиосистем с петличными или ручными микрофонами, оголовьями. Исключительно популярны в силу своего удобства и управляемости конференц-системы.

Акустические системы для озвучивания концертов или кинофильмов, как правило, плохо приспособлены для адекватной передачи речи, а акустика центрального канала в многоканальных системах не всегда адекватно справляется с задачей равномерного распределения звукового давления. Звукоинженера прельстят большие диаметры НЧ динамиков, высокая акустическая мощность концертных АС. Для озвучивания конференций это скорее минус, чем плюс. Нет нужды в использовании мощных низкочастотных динамиков, которые бы толкали большие массы воздуха. Для речи сабвуферы не нужны вообще. Нужны специальные модульные и распределенные системы, которые будут ориентированы в первую очередь на передачу среднечастотного — речевого — диапазона.

А сведение сигналов из разных источников (микшерные пульты) и дополнительная их обработка (эквалайзеры) необходимы! Не нужно их вычеркивать из спецификации.

Видео

Маша: «А у нас, по-моему, в офисе есть свой проектор, мы его возьмем.»

Офисный проектор покупался для офиса, переговорной в 30-50 кв. м. с экраном 150х150. На конференциях с числом участников от 50 человек всегда высоки требования к световому потоку видеопроекционной техники (не менее 2500 ANSI lm при выводе изображения на экран 188х244 см., поскольку приглушать свет в зале нежелательно. Кроме того, на деловых мероприятиях часто демонстрируют векторную графику, видеофрагменты, что обусловливает высокие требования к скорости обработки сигнала, контрастности изображения. Помимо традиционных мультимедийных проекторов с экранами прямой и обратной проекции все чаще используют светодиодные экраны, комбинированные плазменные панели, проекционные модули и т.д.

При проведении небольшой пресс-конференции возможно установить лэптоп с презентацией прямо на трибуну, а докладчик или ведущий будет сам листать слайды. Но на средней или крупной конференции совсем не радуют такие вот сцены: выходит к трибуне очередной докладчик и спрашивает, где, мол, тут моя презентация и как мне ее запустить? После легкого замешательства, на сцену выбегает некто и начинает с докладчиком шушукаться, причем это шушуканье в стоящий там же микрофон замечательно усиливается для всех присутствующих. Затем оба начинают перебирать файлы на рабочем столе лэптопа, который так же для почтенной публики отображается на экране. Через пару минут двое на трибуне наконец договариваются, какую презентацию запустить, и переходят ко второй части беседы – как листать слайды… Помилуйте, ну разве так делают? Ведь предлагали же использовать обычную видеоматрицу (дешево) или видеопульт (подороже) и запускать все презентации из пультовой. А докладчик вполне может сам листать свои слайды кликером или нажимать на кнопку суфлера на трибуне. Смена презентаций закрывается заставкой, которая только и будет видна аудитории вместо блуждания курсора по рабочему столу. Такое – вполне стандартное и цивилизованное – решение легко масштабируется. На трибуну может выставляться компактный монитор для докладчика (comfort monitor), на котором будет отображаться презентация на его родном языке, для стола президиума тоже будут установлены ЖК или плазменные мониторы, чтобы панели докладчиков не приходилось вертеть головами, пытаясь разглядеть слады на экране за спиной, на проекционные экраны и дублирующие экраны в фойе или пресс-зал выводятся изображения с видеокамеры либо презентации. Вариантов коммутации видео огромное количество, и решается эта задача не слишком большими средствами.

Свет

Маша: «Ну что вы, там в зале светло!»

В последние годы организаторы все лучше понимают важность светового оформления конференций. В свою очередь, подрядчику тоже нужно понимать, что деловое мероприятие — не рок-концерт. В отличие от артистов, приглашенные на деловую конференцию гости не желают мириться с софитами и пушками, направленными им в лицо. Поэтому с самого начала специалистам по свету нужно задумываться о комфорте докладчиков, искать компромисс. Эти усилия окупятся сторицей — поразительно, насколько правильное световое решение, цветовая гамма, может улучшить атмосферу конференции. Более яркие и динамичные решения уместны при торжественном открытии и закрытии.

Синхронный перевод речи

Маша: «Мы хотим синхронный перевод, дайте нам наушники… Нет, только наушники, ну такие коробочки…»

На международных конференциях синхронный перевод является стандартным решением. При количестве рабочих языков больше 2 без него не обойтись.

Упрощенно, такая система состоит из центрального блока (блока управления, канальных модулей , генератора и модулятора несущей), пультов переводчиков с гарнитурами, инфракрасных излучателей и инфракрасных приемников перевода с наушниками. Маленькие коробочки, которые выдают участникам, это не автоматические переводчики, а только приемники. Переводчики живые, сидят в кабине (не нужно называть ее будкой, это обидно). Главное: эта аппаратура должна быть профессиональной. Пожалуйста, забудьте про всякие «радиоварианты», «системы мобильного развертывания», «портативные комплексы» и прочее. Это как если бы вам предложили купить самодельный автомобиль и сказали, что он ничем не отличается от известной марки. Вы бы купили? А как переводчику на этом чуде техники работать? У нас традиционно используется техника двух лучших производителей — Bosch Security Systems и Brahler Konferenztechnik. По технологии беспроводного распределения языков системы различаются на инфракрасные и радиочастотные. Выбирайте инфракрасные. Ни Брейлер, ни Бош радиочастотных систем синхронного перевода не производят. И неспроста.

Оборудование синхронного перевода всегда работает вместе с системой озвучивания. Входной сигнал в систему перевода поступает с микшерного пульта. Так что синхронного перевода без звука не бывает. И заказывать их нужно у одного и того же поставщика.

Выбирайте переводчиков-синхронистов по рекомендации, как выбирают врача или адвоката. Лучшие специалисты в большой рекламе не нуждаются, их номер телефона передают друг другу по дружбе. Участвуя в конференции, не стесняйтесь подойти к кабине синхронистов и взять их координаты, если Вам понравилась их работа. Большинство синхронистов с удовольствием дадут Вам свою карточку. А вот устраивать кастинг синхронистов не получится. Наоборот – если придут – засомневайтесь в них. Вы к себе в офис сможете вызвать врача-стоматолога на собеседование? Скорее, он сам вас в очередь поставит на прием.

Заказывая оборудование для перевода, посоветуйтесь с синхронистами, если Вы уже их выбрали. Прислушайтесь к их мнению — ведь работать на этой аппаратуре придется переводчикам.

Итак, подведем итоги:

1. Не все технические решения одинаковы. Диапазон профессиональной аппаратуры еще шире, чем бытовой. Класс ее очень разный. Значит, и критерий самой низкой цены здесь неприменим – потому что за разные деньги вы получите разные решения. Как «Запорожец» и БМВ. Хотя оба автомобили, и оба вроде бы доставят Вас из пункта А в пункт Б. Отсюда пункт 2.

2. Техническое решение должно соответствовать уровню вашего мероприятия и его позиционированию. В любом случае решение должно быть безупречно надежным (см про «Запорожец»). Значит, нужно обращать внимание на качество и уровень техники. И нужно заботиться о достойном технологическом решении, без суеты с флэшками на трибуне и передачей одного микрофона из рук в руки в зале на 100 человек. Ведь вы решили проводить свое мероприятие не в Доме колхозника. Значит и техническое обеспечение должно соответствовать выбранному уровню.

3. Как обеспечить надежность? А. Качество аппаратуры, Б. Правильная разработка решения (отсюда возникают и дополнительные позиции в спецификации по приборам обработки, резервированию наиболее критичных из них), В. Профессионализм и опыт персонала. В конференц-залах используется большое количество самых разных микрофонных систем, в том числе трудных в отстройке петличных микрофонов, нередко возникают проблемы с обратной акустической связью. Поэтому всегда нужно монтировать и отстраивать аппаратуру как минимум накануне, если только для большого форума не появляется возможность арендовать залы дополнительно на один-два дня. И здесь пригодится аналогия с автомобилем. Выбрать хороший автомобиль – еще не все. Нужен отличный водитель.

4. Вот почему неправильным будет при аренде зала ограничиться тем, что вместе с арендой банкетная служба предложит вам включенные в стоимость «три микрофона». Будет, наверно, так: кто-то из официантов включит в сеть стоящий в углу пыльный шкафчик на колесиках и укажет на микрофон, сиротливо лежащий на подоконнике, а потом вытащит из подсобки рулонный экран с волнами. Больше никто заниматься техникой не будет.

Технические требования, предъявляемые к обеспечению деловых мероприятий — будь то конгресс, форум, конференция или семинар — специфичны, широки и многообразны. Практика показывает, что, обращаясь к подрядчику, организатор часто плохо понимает, какими средствами и способом решить задачу по техническому сопровождению конференции. Кроме того, выполнение заданий сопряжены с постоянным цейтнотом. За считанные часы техническим специалистам нужно завезти и смонтировать аудио-, видео-, световые и переводческие системы на новой площадке, грамотно обслуживать их, а затем оперативно демонтировать и вывезти. При решении этих нетривиальных задач необходимо иметь в виду, что пользоваться этими сложными системами будут люди, которые не вполне понимают их назначение. Однако даже самый неопытный человек почувствует целостность, стилистическое единство, организационную связанность и эстетику грамотно и правильно организованной конференции. Красота комплексного решения всегда окупается — не только финансово, но положительными эмоциями и ростом репутации.