Статья из журнала inAVate (русское издание).

В одной только Англии более 23 000 площадок, предлагающих услуги по проведению конференций, корпоративных встреч и других публичных мероприятий. Пересчитайте это в масштабах региона ЕМЕА — и вы поймете, что речь идет о большом бизнесе.

В Европе практически все загородные отели, клубы, городские театры, музеи и административные центры конкурируют между собой в плане использования публичных мероприятий для извлечения собственной выгоды и предоставляют уникальные дополнительные условия, чтобы заполучить часть бюджета, выделяемого коммерческими компаниями на проведение «корпоративов» и конференций. Большинство таких площадок рассчитано на 20-100 персон и оборудовано стационарной техникой. Кое-где предусмотрены съемные межкомнатные перегородки, позволяющие увеличить пространство и сделать его более удобным и комфортным.

Конкурс Tourism Awards, проводимый компанией Seville AV в ливерпульском St George’s Hall.

Более крупные площадки, которых не так много, вмещают более 1000 человек; они снимают с организаторов мероприятия заботы о питании и проживании участников, а также предоставляют транспорт и другие дополнительные услуги. Наметилась тенденция преобразовывать такие центры в многофункциональные. Например, сегодня здесь проходит презентация для всех сотрудников крупной компании, завтра — семинар по новым технологиям, затем — плановое собрание персонала, а после этого — крупномасштабная видеоконференция. Каждое мероприятие имеет свои особенности в плане рассадки участников в зале, освещения, отображения информации и воспроизведения звука. Очень часто подобные площадки являются составной частью другого, первичного бизнеса — гольф-клуба, отеля или, возможно, крупного выставочного или конференц-центра, такого как лондонские Earls Court или NEC, RAI в Амстердаме или Palau de Congressos в Барселоне.

Компания De Vere Venues владеет сетью из 29 конференц-залов и центров обучения, расположенных как в центре города, так и в загородных отелях. Внимание уделяется всему, что может потребоваться отделам маркетинга заказчиков. На каждой площадке есть стандартный комплект АВ-оборудования, обслуживаемый собственным штатом IT-специалистов и инженеров. Такая же тенденция наблюдается во всей отрасли. Саймон Томпсон, директор компании Conferences UK, предоставляющей услуги по бронированию помещений в масштабе всей страны, так описывает создавшуюся ситуацию: «Сегодня на многих площадках уже есть оборудование, грамотно подключенное и хорошо подготовленное к работе. Это означает, что клиенты получат привычно высокий уровень качества, АВ-устройствами будет удобно пользоваться. Это также означает, что публику не будут раздражать мешающиеся провода и временные подставки для громкоговорителей и дисплеев».

На некоторых площадках, чаще всего средних размеров, техника для каждого очередного мероприятия арендуется у поставщиков АВ-оборудования. Как правило, клиент запрашивает определенный набор услуг, а администрация связывается с поставщиками и арендует оборудование от имени клиента, нередко зарабатывая на этом комиссионные. Обычно поставщик выбирается уже хорошо знакомый, что исключает проблемы с обслуживающим персоналом и позволяет сэкономить на страховке оборудования. Наиболее дальновидные хозяева вообще запрещают неизвестным поставщикам работать на своей территории. Для компании-поставщика договор с администрацией многофункциональной площадки исключительно ценен, так как приносит регулярный и весомый доход.

Во дворце Palau de Congressos проходят общественные мероприятия самых разных типов. Число участников практически неограниченно. Дворец расположен в прекрасном месте, недалеко от Олимпийской деревни в центре Барселоны.

Конструктивно Palau de Congressos представляет собой многозонную систему, состоящую из 32 индивидуальных рабочих пространств. На их базе можно сформировать специализированные помещения с разнообразными и гибкими конфигурациями, удовлетворяющими любые требования заказчиков. Palau de Congressos также предоставляет полный комплекс офисных и иных услуг, включая расселение участников мероприятий в отелях. Аудиовизуальное оборудование поставляется местной компанией Grup Jaume Muntaner, хотя с согласия администрации Дворца некоторые клиенты предпочитают пользоваться услугами собственных поставщиков.

5ЕСС (Шотландская выставкам конференц-центр)в Глазго-хороший пример многоцелевого публичного центра, который прекрасно спланирован, хорошо управляется и содержит именно те типы оборудования, которые требуются пользователям. Площадь его залов — от 775 м2 до 10065 м2> они вмещают от нескольких сотен до нескольких тысяч гостей. Для реализации многоцелевых функций залы можно конфигурировать для проведения разнообразных событий, и конструктивные особенности позволяют очень быстро адаптировать их для разных типов мероприятий. Например, всего за несколько часов можно изменить расположение мест для участников, конфигурацию освещения сцены и размещение звукового оборудования, что позволяет приспособить зал для проведения презентации на сцене с ярусным расположением мест для приглашенных участников, а вскоре после этого провести в этом же зале церемонию награждения с индивидуальными столами и угощениями.

Фредерик Тенорио Агила — руководитель проектов компании Jaume Muntaner — объясняет преимущества такой организации: «Профессиональное оборудование стоит очень дорого, и для Palau du Congressos было бы невыгодно иметь больше, чем стандартное освещение и простую систему звукоусиления. Гораздо логичнее и эффективнее каждый раз заключать договор на консультационные услуги по разработке проекта с последующей установкой и обслуживанием аудио-, видео- и осветительного оборудования, а также конференц-систем с кабинами переводчиков. Недавно клиенты Palau du Congressos запросили светодиодные осветительные приборы, мощный — более 10000 люмен — видеопроектор и систему видео-конференц-связи высокой четкости. Налицо совмещение интересов — мы располагаем высококачественным оборудованием, которое соответствует гибким возможностям Дворца».

Конференции, презентации новой продукции, церемонии награждения — по природе своей это события, привлекающие внимание широкой публики. Поэтому на оформление и обеспечение этих мероприятий тратятся значительные средства, при этом клиенты требуют, чтобы качество услуг было исключительно высоким, а используемое оборудование — надежным. Там, где есть стационарное оборудование, оно, как правило, работает нормально, хотя часто и не является самым современным. Чтобы создать на мероприятии классную атмосферу, администрация многоцелевых площадок привлекает поставщиков специализированного оборудования и работает в тесном контакте с отделами маркетинга и рекламы заказчиков.

Энди Дайсон — менеджер по проведению конференций компании Saville Audio Visual — комментирует: «Что касается конференций среднего уровня, в этом сегменте рынка сейчас оживление, и компании готовы платить деньги за хорошо организованные презентации. Как правило, лучше всего это удается на многоцелевых площадках, где много свободного пространства и нет ни ограничений по размещению оборудования, ни проблем интеграции с имеющимся АВ-системами. Сложности возникают лишь иногда, если вы, например, пытаетесь подключить несколько коммутируемых источников к имеющемуся одноканальному проектору. Клиенты привыкли к удобствам как для самих участников мероприятия, так и для персонала. Кроме того, мероприятия кочуют из города в город, и клиенты с благодарностью принимают любые идеи, чтобы оживить интерес к ним».

В таких ситуациях самый важный компонент, и им вряд ли можно пренебречь, — это звуковая система. В связи с этим Энди Дайсон замечает: «Звуковая система должна быть удобна в работе и исключительно надежна. За последние несколько лет в этой области мало что изменилось, в отличие от видеосистем. Конечно, появились цифровые микшеры и процессоры, и они могут обеспечить большую чистоту звучания. Но в целом почти все профессиональное звуковое оборудование, к счастью, очень надежно».

Другое дело — видеосистемы, где постоянно совершенствуются технологии коммутации и распределения сигналов, создаются новые устройства, появляются новые носители контента и, конечно, развивается телевидение высокой четкости. Цены на оборудование снижаются, и благодаря этому вещательные технологии проникают в другие области.

Генеральная ассамблея Deutsche Post проводится специализированной компанией Gahrens+Battermann.

Энди Дайсон из Saville Audio Visual часто использует устройства записи/воспроизведения на базе жесткого диска для организации процесса презентаций. «Возможность заранее записать выступления и потом управлять ими одновременно с несколькими камерами и другими источниками видеосигнала вместо использования DVD-дисков, где бывают проблемы, -очень ценное преимущество в плане четкой организации «живого» мероприятия. Следующий шаг в этом направлении — записать все мероприятие на хард-диск, чтобы распространять информацию дальше или транслировать ее через Интернет», -объясняет Дайсон.

С тех пор как появились системы высокой четкости, все шире в структуру бизнес-коммуникаций внедряется видео-конференц-связь (ВКС). Одна из важных и перспективных тенденций здесь — внедрение ВКС в имеющиеся на многоцелевых площадках технологические системы — возможно, путем объединения двух или большего числа крупных событий. Это позволит слушать докладчика не в одном, а сразу в нескольких залах, а также организовать некоторую интерактивность между участниками.

Саймон Томсон отмечает: «Компании, владеющие несколькими площадками, только выиграют, добавив многоточечную видео-конфе¬ренц-связь. Это, например, позволит персоналу и клиентам одной и той же компании общаться друг с другом, проводить совместные мероприятия, находясь в разных географических точках. Нечто подобное было успешно реализовано компанией Microsoft, организовавшей впечатляющую конференцию с оперативной видео-конференц-связью между крупными публичными центрами в Манчестере и Нью-Йорке».

Распространение видеоконтента — также важная тема для компаний, целиком отвечающих за организацию мероприятий и получивших эксклюзивное право на использование публичной площадки например, театра или стадиона, где презентации или «живые» конференции проходят во вспомогательных помещениях, включая холлы или бары. Все большее распространение получают сети на основе Cat-5. Производители, такие как Smart-e и АМХ Endeleo, предлагают устройства, обеспечивающие централизованное подключение видеосигналов к сетям Cat-5 и их передачу на расстояние до 300 метров. Для передачи данных на большие расстояния используются оптические каналы, однако для их повсеместного использования должно пройти какое-то время. Некоторые из крупных общественных центров, такие как ICCB в Барселоне, уже начали внедрять оптоволоконную технологию для передачи звуковых и видеосигналов между большими залами на большие расстояния.

Постоянное развитие аудиовизуальных технологий и методов обработки АВ-контента ведет к тому, что многофункциональные публичные центры вынуждены идти по пути специализации и предлагать своим клиентам все более изысканные и точные решения. Что это значит для участников АВ-рынка? Появляется целый ряд возможностей для внедрения новых идей и ведения успешного бизнеса.

Комментарий эксперта (Алексей Королев, директор ООО «Метафора»)

В Москве наблюдается острый дефицит площадок для проведения мероприятий. Одних только корпоративных площадок мало для удовлетворения потребностей самих компаний; фактически нет распространенных в Европе convention centers с адекватным техническим оснащением и изначально спроектированных под эти нужды.

Залы заседаний компаний, как правило, богато обставлены и оснащены сложными аудио- и видеосистемами, но в большинстве случаев они не используются, местный персонал не обучен работе с ними. Кроме того, такие площадки можно использовать только в изначально заданном для них формате, никакой гибкости или изменения конфигурации аудио- и видеосистем они не допускают.

Соответственно, поэтому в качестве мест проведения мероприятий практически повсеместно используются конференц-залы гостиниц, бронировать которые нужно за несколько месяцев, а самые популярные — более, чем за полгода.

Многие государственные учреждения и организации, пытаясь восполнить дефицит бюджета и получить дополнительную прибыль, активно предлагают специализированным компаниям-организаторам свои актовые залы. К сожалению, на деле зачастую оказывается, что доступ в здание учреждения для участников мероприятия производится только по отдельным пропускам или по предъявлению паспорта и ни на какие послабления режима хозяева идти не хотят; зал расположен на 3-4 этаже, а лифты вмещают не более четырех человек; фойе перед залом практически нет; питание организовать нельзя; в нерабочие часы доступ на площадку ограничен и на весь зал есть две электророзетки на 10 ампер.

Отрадно, что сегодня многие музеи и выставочные залы с готовностью идут навстречу просьбам предоставить свои помещения, которые в большей степени подходят для проведения мероприятий разного формата. Появляются за кольцевой дорогой новые многофункциональные комплексы и загородные отели с залами для мероприятий, хотя в таком случае почти всегда возникает вопрос с организацией транспорта.

Похоже, что основное отличие ситуации в России от европейской — это индифферентность российского заказчика к качеству и уровню технического сопровождения своего мероприятия (пожалуй, за исключением основных ежегодных мероприятий или шоу, где волей-неволей приходится выполнять райдер приглашенных артистов). Качественные характеристики оборудования, как правило, не обсуждаются, и единственный критерий выбора — низкая цена, а о надежности оборудования вспоминают эпизодически и постфактум, но платить за резервирование наиболее критичных узлов неизменно отказываются. О страховании, упоминаемом в статье, в том числе профессиональной ответственности, пока не приходится говорить вовсе.

Изначально большинство российских отелей оснастило основные конференц-залы и фойе простыми системами озвучивания, а обслуживать их поручило банкетным службам. Довольно быстро эти системы пришли в негодность, либо выяснилось, что они не отвечают конкретным потребностям заказчиков. Тогда некоторые отели заключили с подрядными компаниями договоры на создание бизнес-центров и на оказание специализированных услуг по техническому сопровождению проводимых мероприятий. Идя навстречу просьбам таких компаний, отели стали ограничивать или вовсе запрещать работу в залах сторонним организациям. Таким образом, несмотря на некоторую внешнюю схожесть с ситуацией, описанной в статье, ее фактическое наполнение в России совершенно иное — между техническими компаниями не возникает конкуренции. Понятно, что компания, управляющая бизнес-центром, не имеет ни специальной дорогостоящей аппаратуры, ни достаточно квалифицированного персонала, чтобы ее отстраивать и обслуживать. Да и многим корпоративным заказчикам непонятно, почему они не могут работать на конкретной площадке со своим традиционным, надежным подрядчиком и почему отель навязывает им своего поставщика и услуги, не являющиеся, строго говоря, профильными для отеля.

Напрашиваются выводы.
Ситуация в России, в частности на московском рынке, характеризуется как переходная. Наблюдаются попытки удовлетворения непокрытого спроса площадок для проведения мероприятий, что требует гигантских усилий. Учитывая общую ситуацию с наличием и выделением площадей для застройки и реконструкции имеющихся объектов в Москве и других городах, постепенно устанавливаются отношения со специализированными организациями по техническому сопровождению мероприятий, хотя и не без перекосов в сторону ограничения свободной конкуренции и использованию «административного ресурса». Российский заказчик пока еще не оценил всю важность уровня качества используемых технических средств, профессионализма персонала, надежности и резервирования критичных узлов и систем. И всем нам предстоит пройти долгий путь к этому, поскольку достижение зрелости данного сегмента рынка обусловлено формированием осознанного и грамотного спроса на качественное, технологически совершенное сопровождение мероприятий.